POLÍTICA DE GESTÃO DE CONSEQUÊNCIAS E AÇÕES DE REMEDIAÇÃO

1. OBJETIVO
A presente Política de Gestão de Consequências, conforme aprovada pela alta direção, em reunião realizada na data de 12/11/2019, tem como objetivo estabelecer as tratativas a serem dadas para situações de efetiva ou potencial infração, praticada por parte de Colaboradores ou Terceiros, aos princípios éticos e de conduta estabelecidos na legislação vigente, em seu Código de Conduta e Ética, bem como em qualquer comunicado ou formulário relacionado ao Programa de Integridade da Outec.

Ainda, em linha com a Missão, a Visão e os Valores da Outec, a presente Política visa a contribuir com as medidas de prevenção, detecção, resposta e remediação de atos considerados como de não conformidade com as condutas esperadas e/ou aos preceitos éticos e de integridade da Outec.

Para fins desta Política:
“Colaboradores” significa o público interno da Outec, ou seja, os sócios, diretores e os empregados da empresa, incluindo seus administradores, estagiários e aprendizes, considerando todos os seus segmentos de negócios, marcas e divisões.”

“Terceiros” significa todo o público externo que se relaciona com a Outec e, tais como os fornecedores de bens e/ou serviços, clientes, distribuidores, procuradores, consultores em geral e demais terceiros que mantenham ou pretendam manter relacionamento com a Outec, sob qualquer natureza e forma, bem como quaisquer pessoas físicas e/ou jurídicas subcontratadas e/ou vinculadas aos Terceiros.”

“Ainda, em linha com a Missão, a Visão e os Valores da Outec, a presente Política visa a contribuir com as medidas de prevenção, detecção, resposta e remediação de atos considerados como de não conformidade com as condutas esperadas e/ou aos preceitos éticos e de integridade da Outec.”

2. VIGÊNCIA
Esta Política é de caráter permanente, entra em vigor na data de sua divulgação, podendo ser revista a qualquer tempo, a critério do Programa de Integridade (Compliance) da Outec.

3. APLICABILIDADE
Esta Política aplica-se, indistintamente e indiscriminadamente, a todos os Colaboradores e Terceiros, de forma isenta e imparcial, dentro do compromisso da Outec em conduzir os negócios com ética e integridade, de acordo com as regras do seu Código de Conduta e Ética, Políticas, outras Normas Internas, Leis e Regulamentos vigentes.

4. DO COMPROMISSO DE REPORTAR.
É responsabilidade de todos os Colaboradores e Terceiros, comunicar qualquer violação, comportamentos incompatíveis ou suspeita de violação aos princípios da ética e integridade, ao Código de Conduta e Ética da Empresa.

A omissão diante do conhecimento de possíveis violações por Colaboradores e Terceiros será considerada atitude antiética e passível de aplicação de medidas disciplinares. Da mesma forma, o relato de situações irreais com o objetivo de prejudicar outras pessoas ou empresas por interesses pessoais será igualmente considerado antiético e passível de penalidades, nos termos desta Política.

As violações ou suspeitas devem ser comunicadas ao Canal Denúncias (conforme informado na Política Anticorrupção e item 09. abaixo), podendo ser feitas de forma identificada ou anônima, sendo certo o Compliance, através de seus membros e independentemente do pedido de confidencialidade e anonimato pelo denunciante, deverá providenciar o necessário para proteger a confidencialidade de qualquer denúncia.

Não será tolerada qualquer retaliação ou represália em qualquer formato ou medida, contra qualquer Colaborador e/ou Terceiro que venha a apresentar uma denúncia de boa-fé.

Quando da comunicação das violações, deverá ocorrer a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas, cabendo ao Compliance da Outec a tempestiva tratativa e as medidas de remediação dos danos gerados.

5. DA AVALIAÇÃO PELO COMITÊ DE GOVERNANÇA
Caberá ao Compliance dar tratativa adequada a cada caso, através de uma avaliação imparcial e minuciosa dos indícios e evidências para aplicação das medidas que julgar cabíveis.

As premissas a serem consideradas na avaliação de cada caso reportado serão:

  • (I) gravidade do ato (quer decorrente de ação ou omissão) e da sua forma (com uso de artifício ou meio fraudulento ou não);
  • (II) se evidenciada conduta culposa ou intencional;
  • (III) danos; e
  • (IV) reincidência.

O Compliance deverá observar todas as medidas aplicáveis para proteção da confidencialidade da conduta reportada que estiver sujeita ao sigilo e confidencialidade.

Toda conduta reportada será submetida à avaliação e providências pelo Compliance e igual tratativa será dada aos casos em que for verificada qualquer das seguintes condutas consideradas antiéticas e, portanto, não toleradas pela Outec e sujeitas à medida disciplinar:

  • (I) omissão diante do conhecimento de infrações efetivas ou potenciais;
  • (II) retaliação ou represália a um reporte ou queixa feitos em boa-fé pelo Colaborador;
  • (III) relato de situações irreais.

Conforme o caso, a depender da irregularidade ou infração reportada, poderá o Compliance determinar ações urgentes a fim de remediar os danos gerados e/oumitigar potenciais danos futuros decorrentes da infração

6. DESVIOS DE CONDUTA.
A infração às leis e regulamentos vigentes, bem como aos preceitos éticos e às regras contidas no Código de Conduta e Ética da Outec e suas Políticas, deverá ser reportada ao Canal de Denúncias indicado no item 09. abaixo, e será adequadamente tratada pelo Compliance da empresa, conforme estabelecido no item 5 acima.

Os desvios de conduta serão considerados quanto a sua gravidade, a critério do Comitê de Ética, como “leve”, “moderado” e “grave”.

Serão consideradas sempre como desvios de conduta graves, para fins de aplicação de penalidades (que implicará a adoção de medidas disciplinares mais incisivas e diretas), os eventos indicados exemplificativamente abaixo, dentre outros a serem verificados “caso a caso” e tratados a critério do Compliance da Outec:

  • (I) atos de corrupção e/ou lavagem de dinheiro ou incentivo aos mesmos;
  • (II)relação com pessoas ou grupos ligados ao terrorismo, tráfico de qualquer espécie ou outra atividade criminosa qualquer;
  • (III) favorecimentos em dinheiro ou outra forma junto a parceiros, prestadores de serviços e/ou clientes da Outec;
  • (IV) a prática de quaisquer outros atos previstos no artigo 482, da Consolidação das Leis do Trabalho (passíveis de rescisão por justa causa).

“Os desvios de conduta serão considerados quanto a sua gravidade, a critério do Comitê de Ética, como “leve”, “moderado” e “grave”.”

7. TRATATIVAS DE DESVIOS DE CONDUTA COMETIDOS POR COLABORADORES:
As tratativas a serem dadas quando se tratar de infração cometida ou relacionada a um Colaborador da Outec, serão aplicadas sempre em estrita observância aos valores essenciais da empresa na condução de seus negócios, entre eles, ética e integridade, em conformidade com o Código de Conduta e Ética, a Consolidação das Leis do Trabalho e Políticas da empresa.

A aplicação de quaisquer das medidas aqui previstas será realizada diretamente pelo Compliance, pelo setor de Recursos Humanos da Outec ou pelo superior imediato do Colaborador envolvido, bem como deverá ser sempre precedida de orientação e/ou esclarecimento ao Colaborador, de forma a assegurar a compreensão da situação ensejadora de aplicação da respectiva medida.

  • a. Desconformidade Leve: Aplicação de Advertência Verbal pelo superior imediato ou pelo Compliance Officer;
  • b. Desconformidade Mediana: Advertência escrita pelo superior imediato ou pelo Compliance Officer.
  • c. Desconformidade Grave: Advertência Escrita junto da Aplicação de Treinamento Corretivo pelo Compliance Officer.
  • d. Desconformidade Gravíssima: Rescisão do Contrato de Trabalho e eventual formalização de denúncia a órgãos competentes quando cabível. Nas hipóteses de Reincidência de Desconformidades serão aplicadas:
  • e. Reincidência de desconformidades leve e moderada: realização das respectivas advertências junto da aplicação de treinamento corretivo.
  • f. Reincidência de desconformidade grave: Rescisão do Contrato de Trabalho. Quando for verificado que vários colaboradores de uma mesma equipe apresentam alto índice de desconformidades o Compliance Officer poderá se reunir junto ao Gestor responsável e rever os procedimentos da área, bem como solicitar a alteração dos mesmos para que sejam estabelecidas novas práticas que diminuam riscos operacionais.
  • g. Desligamento por justa causa (Artigo 482, da CLT) – medida disciplinar a ser aplicada para infrações “graves” cometidas pelo Colaborador, conforme as hipóteses elencadas taxativamente no artigo 482, da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.

Além das medidas acima, a critério do Compliance ou do Departamento Jurídico das empresas da Outec, poderão ser tomadas medidas legais adicionais, se aplicável, administrativas ou judiciais, na esfera civil, trabalhista, criminal e/ou outras.

8. TRATATIVAS QUANTO A DESVIOS DE CONDUTA COMETIDOS POR TERCEIROS.
Todos os Terceiros são selecionados pela Outec segundo políticas e procedimentos específicos que visam a garantir a mitigação de riscos e a escolha de empresas capazes de prover um desempenho de qualidade dentro do mais alto valor ético e de integridade, com eficiência e transparência.

Sendo assim, as ações praticadas em desacordo com o Programa de Integridade da Outec estarão adstritas as tratativas neste estabelecidas.

As tratativas a serem dadas quando se tratar de infração cometida ou relacionada a um Terceiro em relação a Outec são:

  • a. Suspensão Motivada: parcial ou total do objeto contratual acordado com o Terceiro, sem remuneração;
  • b. Bloqueio: do Terceiro para continuidade do contrato celebrado, novos negócios ou aquisições;
  • c. Interrupção/Encerramento: dos contratos vigentes por infração contratual observados os termos contratuais ajustados.

Além das medidas acima elencadas, a critério do Compliance e/ou do Departamento Jurídico da Outec, poderão ser tomadas medidas legais adicionais, se aplicável, administrativas ou judiciais, na esfera civil, criminal e/ou outras.

9. CANAL DE DÚVIDAS E DENÚNCIAS
Todos os profissionais da OUTEC devem zelar pelo cumprimento do Código de Ética e Conduta, pelas demais Políticas vigentes, juntamente com a legislação nacional ou estrangeira mencionada nesta prática, quando aplicável.

Qualquer dúvida sobre possíveis conflitos de interesse e outros dilemas devem ser imediatamente comunicadas ao seu superior, aos sócios ou aos responsáveis de investigação através do canal de comunicação oficial representado pelo e-mail contato@hagalaw.com.br, bem como qualquer desvio ou violação das normas aqui descritas.

Todas as dúvidas e denúncias de violação serão confidenciais e o profissional que as realizar não sofrerá nenhum tipo de retaliação.

Após as denúncias, a OUTEC iniciará um procedimento de investigação da veracidade das informações compartilhadas, bem como da suposta conduta lesiva realizada, de forma que possam ser adotadas as providências necessárias para se for o caso, cessar a conduta lesiva e punir os responsáveis.

10.RECEBIMENTO E TRATAMENTO DE DENÚNCIAS
As denúncias serão recebidas pelos responsáveis pelo Compliance da empresa e repassadas diretamente ao Compliance Officer (sócio da empresa).

O Compliance irá avaliar se as informações da denúncia são suficientes para garantir a investigação e informar confidencialmente o profissional a efetuou, que a mesma fora recebida.

O Procedimento Investigatório será realizado então pelo Compliance Officer e apenas terá o envolvimento dos profissionais estritamente necessários à solução do caso, como Equipe de T.I. para acesso computadores, testemunhas dos fatos e outros. Tais profissionais chamados a colaborar com o Compliance Officer devem manter sigilo sobre os fatos a que vierem a ter conhecimento por conta das investigações e a quebra de seu sigilo acarretará a aplicação de medidas corretivas.

Se a investigação confirmar que houve descumprimento das normas estabelecidas no Código de Ética e Conduta, bem como das Políticas da empresa, a Outec providenciará ação corretiva que poderá incluir desde orientação verbal até a rescisão do contrato de trabalho, conforme supracitado no item 7.

11.MAPEAMENTO PROCESSO DE RECEBIMENTO E TRATAMENTO:

O gestor de Compliance deverá, sempre que necessário, sugerir futuras alterações nas políticas com base nos casos apurados.

12.MONITORAMENTO CONTÍNUO DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE
O sócio majoritário (Compliance Officer) é o responsável por conduzir o monitoramento contínuo do Programa de Integridade na Outec.

O Programa de Integridade é elaborado por uma empresa terceirizada, e o Sócio da Outec (Compliance Officer) monitora e analisa insumos que podem contribuir para o aperfeiçoamento do Programa, a partir de indícios decorrentes de reclamações de clientes; relatórios de auditoria; de informações obtidas a partir do canal (indicado no item 10) de denúncia e de relatórios de agências governamentais reguladoras ou fiscalizadoras.

O monitoramento é feito periodicamente e sempre que necessário, o responsável (Compliance Officer) irá reportar os responsáveis pelo Programa de Integridade.